L'NRR si calcola a partire da una coorte fissa: si prende il fatturato ricorrente generato da quella coorte all'inizio di un periodo, poi si segue solo quello stesso gruppo nel tempo. La formula è: NRR = (MRR iniziale + Espansione − Contrazione − Churn) ÷ MRR iniziale, di solito espressa in percentuale e più spesso misurata sui 12 mesi mobili precedenti.
Tre movimenti alzano o abbassano il numero. L'espansione è più fatturato dagli stessi clienti — seat aggiuntivi, livelli di utilizzo più alti, o nuovi moduli adottati. La contrazione è quando i clienti esistenti pagano di meno senza andarsene (downgrade, riduzione dei seat). Il churn è fatturato perso quando un cliente cancella completamente. Il fatturato dei nuovi clienti è deliberatamente escluso; mescolarlo produce un numero di vanità che nasconde se la base stessa è sana.
Esempio pratico: una coorte inizia l'anno con 100.000 $ di MRR. Nei dodici mesi successivi guadagna 25.000 $ di espansione, perde 8.000 $ per downgrade, e 12.000 $ per cancellazioni. NRR = (100 + 25 − 8 − 12) ÷ 100 = 105%. Quella coorte è cresciuta del 5% senza un solo nuovo logo.