Le NRR se calcule à partir d'une cohorte fixe : on prend le revenu récurrent que cette cohorte a généré au début d'une période, puis on suit uniquement ce même groupe dans le temps. La formule est : NRR = (MRR de départ + Expansion − Contraction − Churn) ÷ MRR de départ, généralement exprimée en pourcentage et le plus souvent mesurée sur les 12 derniers mois glissants.
Trois mouvements font monter ou descendre le chiffre. L'expansion, c'est plus de revenu provenant des mêmes clients — sièges supplémentaires, paliers d'usage plus élevés, ou nouveaux modules adoptés. La contraction, c'est quand des clients existants paient moins sans partir (downgrades, réduction de sièges). Le churn, c'est le revenu perdu quand un client annule entièrement. Le revenu des nouveaux clients est délibérément exclu ; le mélanger produit un chiffre de vanité qui masque si la base elle-même est saine.
Exemple chiffré : une cohorte démarre l'année à 100 000 $ de MRR. Sur douze mois, elle gagne 25 000 $ d'expansion, perd 8 000 $ en downgrades, et 12 000 $ en annulations. NRR = (100 + 25 − 8 − 12) ÷ 100 = 105 %. Cette cohorte a crû de 5 % sans aucun nouveau logo.